Dnes sa pozrieme trochu netradične na tému, ktorá až tak nesúvisí s PowerPivotom ani IT, ale potreboval ju už riešiť takmer každý z nás. Ukážeme si, ako si nájsť čas na veci, ktoré teraz nestíhate, ale chceli by ste, aby ste neskôr vďaka tomu mohli napredovať.

Tento nápad som dostal počas jedného z nedávnych školení. Účastníci sa ma nielen teraz, ale aj v minulosti, pýtali, ako je to možné, že popri práci stíham držať krok s najnovšími technológiami, učiť sa hromadu nových vecí, školiť, písať blog a knihu, a popri tom si ešte nájsť čas na svoju rodinu a koníčky. Na prvý pohľad to vyzerá nepredstaviteľne, ale nenechajte sa zmiasť prvým dojmom. Nie je za tým ukryté nič iné, len efektívnejšie využívanie času ako u bežného človeka. Čo sa z pohľadu dnešného strašne zaneprázdneného človeka javí ako nadľudská produktivita. A keďže ja sám nie som nadaný na takéto veci, a dokázal som to, tak to dokáže snáď každý kto chce. Času máme všetci prideleného 24 hodín denne, takže podmienky máme rovnaké. Preto sa teraz pozrieme, ako si nájsť čas.

Ak už dopredu neveríte, že si viete nájsť nejaký voľný čas, tak nečítajte ďalej. Bude to pre vás zbytočné. Využite ho radšej inak.

Pre tých ostatných, čo naozaj chcú, odporúčam pokračovať ďalej. Nasleduje zoznam najefektívnejších spôsobov, ako si nájsť čas.

Odstráňte multitasking

Vaša produktivita prudko závisí od toho, ako dlho a dobre sa dokážete sústrediť na jeden typ úlohy. Odstráňte preto “prácu” na viacerých veciach súčasne, a robte ich jednu po druhej, akokoľvek vaše ego bude zo začiatku protestovať. Viaceré podobné alebo rovnaké úlohy si zoskupte do blokov, a tie bloky vykonajte “na jeden záťah”. Tú istú prácu spravíte potom oveľa rýchlejšie. Je to založené na tom, že keď sa každú chvíľu nemusíte prelaďovať na iný typ úlohy, tak nemíňate čas na prelaďovanie sa, ale na vykonávanie úloh. Tak ako to robia aj počítače – keď na nich spustíte súčasne 20 aplikácií, ktoré ho budú naplno vyťažovať, tak tie úlohy spraví oveľa neskôr, ako keby ste ich spustili sekvenčne jednu po druhej. A mozog funguje principiálne rovnako, s tým rozdielom, že ide nie na 4 GHz, ale len na cca. 20 Hz. A podľa psychológov, preladenie z jednej úlohy na druhú, až do plného sústredenia, trvá okolo 15-20 minút. Preto ho nezahlcujte multitaskingom, a robte veci jednu po druhej. Ideálne v blokoch a pri plnom sústredení.

Odstráňte vyrušovanie

Vyrušovanie je z pohľadu mozgu extrémna forma multitaskingu, najmä v dnešnej smart dobe. Každé jedno vyrušenie, či už ide o mail, hovor na telefóne, novú správu na Messengeri, či zavŕzganie kolegovej stoličky – je pre mozog pokyn prestať sa zaoberať svojou aktuálnou činnosťou, a začať sa ihneď zaoberať novou činnosťou. Ktorá má z pohľadu produktivity nulovú alebo takmer nulovú hodnotu. Plus práve ste tým stratili 15-20 minút času. A takto toho za deň veľa nespravíte. Preto potrebujete eliminovať vyrušovanie do maximálnej možnej miery. Napríklad tak, že:

• dáte si tiché zvonenie na súkromnom telefóne, a vypnete všetky typy upozornení, vrátane blikania a ostatných svetielok,
• vypnete e-mailovú aplikáciu, a budete kontrolovať a vybavovať maily iba 2-3krát denne (závisláci pozor!),
• povypínate všetky notifikácie na telefóne, najmä tie mailové, zo sociálnych sietí a pod., ak od toho nezávisí váš život (čo takmer nikdy nezávisí),
• ak ste v hlučnom prostredí, tak si dajte počas produktívneho času tlmiace sluchátka, alebo si vybavte home office.

Možností je ešte oveľa viac, ale predpokladám, že ste prestali vnímať už po prečítaní druhej odrážky. Maily sú totižto epidémia, bez ktorej ešte pred 10-15 rokmi ľudia vedeli bez problémov prežiť, a dnes ich po 5 minútach bez neustáleho kontrolovania mailov chytá panika, a pripravujú sa na koniec sveta. To je pochopiteľné – takto sa prejavujú prvé abstinenčné príznaky. Videl som to už na stovkách ľudí, a väčšina to proste nedokáže. Lebo maily sú silná droga. Poviem vám ale drobné tajomstvo, ako to prekonať – cez maily sa totižto nikdy nevybavuje nič dôležité. Nech to aj ostatní prezentujú ako akokoľvek dôležité. Ak je totiž niečo naozaj neodkladne súrne a dôležité, tak sa predsa nevypisujú maily, ale sa dvíha telefón a volá sa. Vaša babička tiež nepíše mail záchranke, ak práve dostala infarkt. Dnešné pracovné návyky ale idú presne proti všetkej logike. A to sa potom odzrkadľuje na nízkej produktivite a z toho vyplývajúcich dlhých nadčasov, aby sa stihlo všetko čo sa má stihnúť. Máme ale robiť viac toho, čo zjavne dobre nefunguje? Viete dobre sami, že nie.

Preto odporúčam kontrolovať a vybavovať maily nanajvýš 1-2krát denne, ak teda nie je vaše pracovné zaradenie “neustály kontrolovač a odpovedač na maily”. Sám som pracoval v jednej veľkej slovenskej banke, kde interná smernica dávala za povinnosť odpovedať do 1 hodiny na každý jeden mail. A viete čo sa stalo, keď som odpovedal po 4 hodinách, alebo až na druhý deň? Absolútne nič. A to som tam pracoval 1 a pol roka. Takže ak sa vám zdá, že vaša firma je iná, a že tam sa to nedá, tak tu máte dôkaz, ako to fakt naozaj nejde. Máte na viac.

Naučte sa veci robiť rýchlejšie

Logicky, čím rýchlejšie niečo spravíte, tým viac času vám ostane. V tom vám pomôže, ak sa naučíte používať lepšie nástroje, lepšia organizácia spôsobu práce, či odstránenie neefektívnych vecí. Jedi mastri môžu skúsiť pokročilé triky ako optimalizácia každodennej dochádzky do práce, či hodenie práce na kolegu-mukla. Možností je hromada. Najrýchlejší spôsob je spýtať sa niekoho, kto to už ovláda alebo kto to už dokázal. V hľadaní konkrétneho riešenia pomôže aj Google.

Naplánujte si voľný čas dopredu

Na prvý pohľad nepodstatná vec, však načo by som si asi tak plánoval voľný čas, keď neviem čo skôr? Pretože sa vám stane to, čo sa stalo každému, kto spravil túto chybu a vykašľal sa na to. Keď sa vám podarí nájsť si podľa rád vyššie nejaký voľný čas, i keď len pol hodiny denne, a nebudete mať už dopredu určené, čo vtedy chcete robiť, tak spadnete do pasce automatiky samotného mozgu. Doteraz ste totiž svoj mozog trénovali v tom, ako byť zaneprázdnený od rána až do večera. A čo sa stane, keď sa vám zrazu uvoľní nejaký čas? Mozog bude chcieť byť aj naďalej zaneprázdnený, veď je predsa najdokonalejším dielom prírody, čo má makať celý deň, a dokým nie ste tibetský guru, ktorý vie okamžite kontrolovať svoju myseľ, tak mu predsa nemáte právo odporovať. Takže ak sa nezačnete ničomu venovať, tak si váš mozog vymyslí vyplnenie času hocijakou aktivitou, len aby nevyšiel zo švungu. A začnete robiť znova to, čo vám zožieralo najviac času – kontrolovať maily, pozerať na FB či vám nenapísal kamarát z materskej škôlky a čo susedov pes práve zožral na druhej strane ulice. A k tomu všetkému vás prinútia vaše návyky len preto, aby bol mozog spokojný a zostal zaneprázdnený. Nie je však lepšie dopredu si určiť, čo s uvoľneným časom, a keď príde ten čas, tak nechať mozog zaoberať sa tým, čo vám padne na úžitok?

Preto si určite dopredu, čo chcete robiť s tou pol hodinou, hodinou či polovicou dňa, keď si ich uvoľníte. Aby ste nepadli do pasce popísanej vyššie, a využili ten čas zmysluplne. Alebo aby na vás šéf proste nehodil ďalšiu prácu, keď uvidí, že máte hotovo.

 

Toto je v skratke, ako si nájsť čas, a ako ho potom zároveň využiť aj zmysluplne. Lebo každý máme len 24 hodín denne, a je len na nás, ako ich dokážeme využiť. A keď si ešte stále myslíte, že to nedokážete, tak si prečítajte tento citát Henryho Forda, vynálezcu sériovej výroby automobilov:

“Či už veríte, že niečo dokážete, alebo naopak veríte, že to nedokážete, tak v oboch prípadoch máte pravdu.”

Je to len na vás.